Funktionsweise des ZUS

Das ZUS als Co-Working Space für (rechtspsychologische) Sachverständige soll das Arbeiten einfacher, sozialer und effizienter machen und gleichzeitig größtmögliche Flexibilität erlauben. In diesem Beitrag werden wesentliche Arbeitsweisen erklärt und in das Konzept “ZUS” integriert.

Intern oder extern?

Das ZUS ist von beliebigen Sachverständigen frei zu nutzen. Dabei ist zu unterscheiden, ob man dem ZUS intern angehört oder sich als freischaffender Sachverständiger extern angliedert. Interne Mitglieder erhalten Aufträge über das ZUS, greifen auf interne Vorlagen, Textbausteine und Testinstrumente zurück. Auch Praktikanten stehen nur den intern angegliederten Sachverständigen zur Verfügung. Eine Teilnahme an Teamevents, Workshops und Intervisionssitzungen steht jedem internen Mitglied frei.

Extern angegliederte Sachverständige haben ihre eigene Arbeitsweise, ihre eigene Gutachtenvorlage und schreiben unter eigenem Namen und nicht unter dem Label „ZUS“ Gutachten. Von der Idee ist es vergleichbar mit einem allein arbeitenden Sachverständigen, der die Adresse, die Infrastruktur und die Räumlichkeiten des ZUS für seine Arbeit nutzt. Dabei ist im Vergleich ein Kostenaufschlag von 25 Prozent gegenüber den internen Mitgliedern des ZUS zu entrichten, beispielsweise wenn Räume gebucht oder Sekretariatsdienste in Anspruch genommen werden. Aufträge müssen selbstständig akquiriert werden. Die Teilnahme an Events, Workshops oder Intervisionssitzungen wird nur nach Zustimmung des internen Teams gestattet.

Organisatorische Abläufe

WICHTIG – das Fallkürzel: Jeder Fall von einem ZUS-internen Mitglied erhält bei Eingang ein eindeutiges Fallkürzel. Dies erlaubt zum einen a) die eindeutige Zuordnung von Fällen zum Fachbereich, b) eine einheitliche Übersicht über die eingegangenen Fälle und c) eine schweigepflichtssichere Kommunikation per E-Mail etc. (kein Name, nur eine Nummer). Es ist außerdem oft leichter mitzuteilen und zu tippen, als komplizierte Namen der Beteiligten. Das Fallkürzel setzt sich zusammen aus:

• Fachbereich (F = Familienrecht, A = Aussagepsychologie, P = Prognose, S = Schuldfähigkeit)
• Jahreszahl (Zweistellig; 2022 = 22)
• Fallnummer (im Fachbereich; hochgezählt im Fallregister und beginnend mit 01 jedes neue Kalenderjahr)
• Kürzel Sachverständigen (einmalig im ZUS und einsehbar unter ZUS-Kontakte)
• … in der Form X1234-YZ

Beispiel — F2223-SR bedeutet: Familienrecht-Eingangsjahr des Falles ist 2022-Fallnummer im Kalenderjahr und Fachbereich ist 23, zuständig ist Sven Ritter

Inanspruchnahme von Hilfstätigkeiten (Sekretariat/Praktikant)

Im ZUS kann sowohl auf das Sekretariat als auch auf die Praktikanten zur Unterstützung der Arbeit zurückgegriffen werden. Es ist äußerst wichtig, dass Du alle Arbeitsabläufe bei einem Gutachten selbst kennst, bevor Du sie delegierst. Daher stehen Sekretariatsdienste erst ab dem 6. eigenen Fall zur Verfügung und anderweitige Hilfskräfte (bspw. Praktikanten), für beispielsweise Transkription von Protokollen, erst ab dem 11. eigenen Fall (siehe Beschluss der Teamsitzung vom 19.12.2022). Wie viele Fälle Du bereits erledigt hast, kannst Du im Fallregister nachsehen, indem Du in das Suchfeld deinen Nachnamen eingibst und schaust, wie viele Ergebnisse die Suche erzielt.

Die Abrechnung der Hilfstätigkeiten erfolgt gemäß Leistungstabelle des ZUS. Es wird also die jeweils aufgewendete Zeit eingetragen, für was auch immer delegiert wurde. Sofern die Delegation der Aufgaben nicht über DiRA erfolgte, legen Sekretariat und Hilfskräfte eigene Einträge im jeweiligen DiRA-Projekt an. Die Abrechnung erfolgt gemeinsam mit der Abrechnung der anderweitigen Kosten bei Abschluss des Falles. Solltest Du DiRA nutzen, kannst Du immer einsehen, wie viele Stunden Sekretariat/Hilfstätigkeiten in dem jeweiligen Fall bereits angefallen sind. Nutzt Du DiRA nicht, musst Du selbst den Überblick behalten.

Das ZUS vertritt die Werte eines fairen und wertschätzenden Umgang mit Praktikanten und zahlt diesen – entgegen vieler anderer Praktikumsstellen – eine Aufwandsentschädigung für das Praktikum. Dies ist der Grund, weshalb die Delegation von Aufgaben an Praktikanten berechnet wird. Durch die minutengenaue Abrechnung ist dabei sichergestellt, dass Sachverständige, die die Praktikanten intensiver in Anspruch nehmen, auch einen größeren Beitrag zur Vergütung der Praktikumsstelle leisten. Wird die Tätigkeit von Praktikanten nicht in Anspruch genommen, fallen somit für andere Sachverständige keine Kosten an.

Deren Arbeitszeit wird dabei nur geloggt, wenn die Tätigkeit zur Unterstützung deiner Arbeit dient (Protokoll, Testauswertung, Literaturrecherche, etc.). Solltest Du beispielsweise den Praktikanten anweisen, die Blumen im ZUS zu gießen oder den Briefkasten zu leeren, so zählt das selbstverständlich – wie alle ZUS-bezogenen Aufgaben – nicht als Arbeitszeit des Praktikanten. Damit Praktikanten einen möglichst guten Einblick in die alltägliche Arbeit erhalten, wird die Begleitung von Arbeitsterminen durch einen Praktikanten ebenfalls nicht in Rechnung gestellt.

Akquise von Aufträgen

Das ZUS verschickt in quartalsweisen Abständen Akquiseschreiben an Gerichte in und um Hamburg. Hierdurch und durch die hohe Qualität ausgehender Gutachten ist ein beständiger Auftragsfluss gesichert. Kapazitäten für neue Aufträge können im internen Bereich hinterlegt werden. Bitte trage immer nur Kapazitäten für jeweils ein Gutachten ein. Sobald der Auftrag eingeht, wird der Eintrag bei “Auftragskapazitäten” gelöscht und Du musst einen neuen Eintrag anlegen. Es gibt eine leichte Einteilung hinsichtlich der Fallpräferenzen, aber grundsätzlich gilt, dass die Aufträge chronologisch vergeben werden. Die Person, bei der die letzte Auftragsannahme am längsten her ist/die früheste Verfügbarkeit angibt, bekommt das nächste Gutachten zugewiesen. Dabei ist zu beachten, dass die Verfügbarkeit frühestens ab dem Tag ihrer Eintragung hinterlegt werden darf, damit die richtige Reihenfolge erhalten bleibt und nicht niemand vordrängelt.

Eingang eines Gutachtens

Bei Eingang eines Falles werden mehrere Arbeitsschritte im ZUS automatisch in Gang gesetzt.

1. Das Gutachten wird vom Sekretariat/Praktikant im Fallregister angelegt und ein entsprechendes Projekt in DiRA erstellt.
2. Der/Die Sachverständige wird über den Eingang informiert. Sofern Du DiRA nutzt, wirst Du zum neu erstellten Fall hinzugefügt. Ansonsten erhältst Du eine E-Mail und das DiRA-Projekt wird nur zur internen Abrechnung deines Falles benutzt.
3. Es wird ein digitaler Ordner über PsyServ angelegt und an die jeweilige Sachverständige freigegeben. Hierin befindet sich bereits das Anschreiben des Gerichts unter “Schriftverkehr”; in diesem Ordner kann gemeinsam mit dem Sekretariat für weitere Abläufe gearbeitet werden und er wird automatisch auf euren Computer synchronisiert. Solltest Du PsyServ nicht nutzen, erhältst Du einen einmaligen Freigabelink, wo die einzelnen Gutachtenordner hinterlegt sind und manuell heruntergeladen werden können. Eine automatische Synchronisation oder gemeinsame Bearbeitung mit dem Sekretariat oder Praktikanten steht nicht zur Verfügung. Weiterhin wird im ZUS für sämtliche Gutachten ein personengebundener Papierordner geführt, in dem alle Schriftsätze sämtlicher eurer Gutachten hinterlegt sind.
4. Auf Wunsch wird das Gutachten eingescannt. Sofern Du DiRA nutzt, kannst Du dem Sekretariat die entsprechende Aufgabe zuweisen. Andernfalls schreib eine E-Mail.
5. Auf Wunsch werden die grundlegenden Fallinformationen für Dich in einem Word-Dokument angelegt sowie Anschreiben für die Beteiligten gemäß ZUS-Vorlage erstellt. Die Abrechnung dessen erfolgt gemäß Leistungstabelle des ZUS, in diesem Fall die in Anspruch genommene Zeit des Sekretariats/des Praktikanten. Weise hierzu eine DiRA-Aufgabe an die verantwortliche Person zu. Sofern DiRA nicht genutzt wird, können keine Aufgaben an Hilfskräfte delegiert werden.
6. Das Gutachten soll zeitnah an das Gericht zurück versandt werden. Dies kannst Du selbst erledigen oder Du weist die entsprechende Aufgabe an das Sekretariat/den Praktikanten in DiRA zu bzw. schreibst eine E-Mail. Während das Gutachten sich noch im ZUS befindet, wird in der Schrankwand hinter dem Sekretariatstresen verwahrt.

Eingehende Post

Post wird nur vom Sekretariat/Praktikanten aus dem Briefkasten geholt. Sollte jemand Post durch die Tür einwerfen, lege sie bitte in die rote Ablage “Scannen” im Sekretariatsbereich. Eigene Post darf selbst geöffnet werden. Lege sie bitte danach in die Ablage “Scannen” zurück, damit die weiteren Arbeitsprozesse nicht gestört werden. Wenn Du sie bereits selbst gescannt hast, lege sie danach in die rote Ablage “Ablegen”, damit wir den Papierordner korrekt führen können. Sämtliche eingehende Post wird vom Sekretariat bearbeitet, an Dich verwiesen und abgelegt. Die Arbeiten hierfür sind in der “Fallpauschale” (siehe Leistungsverzeichnis) enthalten und es fallen keine gesonderten Kosten an. Daher kannst Du die eingehende Post ohne Bedenken von ZUS verwalten lassen. Der übliche Arbeitsablauf ist:

1. Post geht ein und wird in der Regel am gleichen/nächsten Tag gescannt.
2. Der physische Brief wandert in deinen Papierordner im Kopierraum.
3. Das gescannte PDF wird in deinem digitalen Fallordner unter “Schriftverkehr” abgelegt. Wenn Du PsyServ nutzt, wird es automatisch auf deinen Computer synchronisiert. Wenn Du PsyServ nicht nutzt, kannst Du es manuell über den anfangs zur Verfügung gestellten Link herunterladen.
4. Du erhältst eine Aufgabe in DiRA, die Dich über den Posteingang informiert. Sofern Du DiRA nicht nutzt, erhältst Du eine kurze E-Mail.

Ausgehende Post

Im ZUS gibt es Briefmarken, die auch verwendet werden dürfen. Bitte tragt euch redlich in die beiliegende Liste ein, damit wir die Briefmarken am Quartalsende abrechnen können. Ausgehende Post wird nicht von der “Fallpauschale” (siehe Leistungsverzeichnis) übernommen. Du kannst aber um das Versenden von Briefen oder der Akte per DiRA-Aufgabe bitten. Hierbei wird die Arbeitszeit durch die Hilfskräfte sowie das Porto und ggf. der Druck des Schriftstückes über das Leistungsverzeichnis abgerechnet und Dir fallbezogen oder (bei fallunabhängigen Briefen) am Quartalsende in Rechnung gestellt.

Eingehende Anrufe

Im ZUS laufen viele Anrufe zusammen, die von den Hilfskräften angenommen werden. Die Annahme und Notiz über diese Anrufe sind in deiner “Fallpauschale” (siehe Leistungsverzeichnis) enthalten und es fallen keine zusätzlichen Kosten an. Folgende Fälle können eintreten:

• Ein Anruf geht ein und jemand möchte einen Sachverständigen sprechen. Wir geben deine Telefonnummer/E-Mailadresse weiter, die Du für berufliche Zwecke im Kontaktverzeichnis hinterlegt hast und die Person wird sich direkt bei Dir melden.
• Eine Person möchte Dir eine Nachricht hinterlassen oder bittet um Rückruf. Wir nehmen die Nachricht auf und weisen Dir eine Aufgabe mit entsprechendem Inhalt in DiRA zu. Falls Du DiRA nicht nutzt, erhältst Du eine E-Mail.
• Eine Nachricht wird auf dem Anrufbeantworter im ZUS hinterlassen. Wir leiten Dir die Nachricht als Audio-Datei per E-Mail weiter.

Nutzung der Infrastruktur

Arbeitsplätze

Für die Nutzung der Arbeitsplätze im Sinne eines dauerhaften Co-Workings musst Du einen eigenen Arbeitsplatz buchen. Dies berechtigt Dich, durchgehend im ZUS anwesend sein zu dürfen und Du hat hiermit gemäß der Nutzungsbedingungen Anspruch auf einen eigenen Platz. Andernfalls ist eine Nutzung der Arbeitsplätze nur gestattet, wenn Du am gleichen Tag auch einen Raum im ZUS gebucht hast. Dabei haben Kolleg:innen mit gebuchtem Arbeitsplatz bei Überbelegung jedoch immer Vorrang.

Zum aktuellen Zeitpunkt stehen im ZUS 10+2 Arbeitsplätze zur Verfügung. Der Sekretariatstresen ist dabei für Hilfskräfte reserviert. Die Plätze im Kopierraum oder neben dem Hinterausgang sind als Telefonplätze gedacht, an denen sich in Ruhe ein Telefonat führen lässt und sollen nicht dauerhaft belegt werden.

Untersuchungsräume & Spielzimmer

Untersuchungsräume und Spielzimmer können über die Raumbelegung gebucht werden. Die Abrechnung erfolgt mit Abgabe des Gutachtens oder am Quartalsende bei nicht-fallbezogenen Raumbelegungen.

Bibliothek & Testinstrumente

Die Nutzung der Bibliothek und Testinstrumente ist in deiner Arbeitsplatz-/Postfachabgabe inkludiert. Am Ende jedes eingereichten Gutachtens wird ein entsprechender Betrag für Testbögen berechnet, was in der Abschlussrechnung des Falles aufgeführt wird. Abhängig davon, welche Testinstrumente Du genutzt hast. So finanzieren wir die Anschaffung des Instruments und die Nachbestellung neuer Testbögen.