Um einen Kalender zu erstellen, den das Sekretariat für eure Verfügbarkeiten einsehen kann, benötigt ihr zunächst einen Google-Account.
Verfügbarkeiten mitteilen (passive Freigabe)
Hierüber kann das Sekretariat einsehen, wann ihr Zeit habt, indem es sieht, wo nicht-arbeitsbezogene Termine liegen und weitere Arbeitstermine um euren Termin herum planen kann. Dafür müsst ihr einen Kalender erstellen, in dem alle nicht-arbeitsbezogenen Termine festgehalten sind und diesen freigeben.
Mit dem loggt ihr euch über Google ein und erstellt einen Kalender. In diesen könnt ihr eure (privaten/anderweitigen) Termine eintragen. Auf der linken Seite seht ihr den Namen eures Kalenders. Über die drei Punkte könnt ihr auf die Seite der “Einstellungen und Freigaben” kommen.
Unter “Für bestimmte Personen oder Gruppen freigeben” gebt ihr nun die Email-Adresse
zu*********@***il.com an mit der Berechtigung “nur Verfügbarkeiten anzeigen (keine Details)”. Auf diese Weise kann das Sekretariat nicht sehen, was genau ihr vorhabt. Allerdings weiß das Sekretariat nun immer, wann es keine Arbeitstermine für euch planen kann.
Kalendereinträge vom Sekretariat erhalten (aktiver Zugriff)
Wenn ihr möchtet, dass das Sekretariat euch auch direkt Termine eintragen kann, erstellt ihr einen zweiten Kalender. Dies geht über den Pfad “+ weitere Kalender hinzufügen” (links auf der Übersichtsseite eures Kalenders).
Für den neuen Kalender geht ihr nun den gleichen Weg (Freigeben für zu*********@***il.com) und wählt nun in der Freigabe die Berechtigung “Termine ändern” aus.
Das Sekretariat wird hier nun direkt für euch geplante Termine (oder bspw. Fallbegleitungen) eintragen, anstatt nur eine DiRA-Benachrichtigung hierzu zu erstellen.
Optional: Mit nur einem Kalender arbeiten
Falls ihr generell nicht gerne mit digitalen Kalendern arbeitet und auch eure privaten Termine nicht immer eintragen wollt, könnt ihr das Modell auch umgekehrt anwenden, indem ihr für das Sekretariat einen Kalender erstellt und dort immer eure freie Zeit aktiv eintragt. Das Sekretariat kann somit sehen, wann ihr Zeit habt, und euch Termine direkt einplanen.
- Erstellt einen Kalender für das ZUS, den ihr an das Sekretariat freigebt (Zugriffsberechtigung wie oben: Termine ändern).
- Tragt hier einfach ganze Tage/große Zeitslots ein, wann für euch Termine gelegt werden können. Ihr müsst lediglich Sorge dafür tragen, dass in den eingetragenen verfügbaren Zeiten auch keine anderen Termine von euch stattfinden.
- Tragt bitte eure Verfügbarkeit immer ca. vier Wochen im Voraus ein und in großen Blöcken, damit das Sekretariat möglichst flexibel ist bei der Terminwahl.
Dieses Modell wird nicht empfohlen, wenn ihr später auch das Sekretariat Termine für euch vereinbaren lassen wollt, da es meistens für euch mehr “freie Zeit” einzutragen gibt als eure privaten Termine. Bei neu hinzugekommenen privaten Terminen müssen außerdem die Verfügbarkeiten häufig angepasst werden, was Mehrarbeit für euch bedeutet. Dann bietet es sich an, sich direkt an das obige Modell mit zwei Kalendern zu gewöhnen, wo ihr ohnehin immer mit einem Kalender eure privaten/nicht-arbeitsbezogenen Termine plant.