Wir haben dir einen Leitfaden zusammengestellt, welcher dir den Einstieg in die Arbeit als Sachverständige(r) etwas erleichtern soll. Falls dir während deiner eigenen Einarbeitung Dinge auffallen, die ebenfalls auf dem Leitfaden erwähnt werden sollten, wären wir dir sehr dankbar, wenn du diese ergänzt.
Notwendige Versicherungen
Berufshaftpflichtversicherung
Deckungssumme mindestens 5.000.000 EUR Wichtig, dass man bei der Tätigkeit Psychologe – ohne ärztliche / medikamentöse Behandlung angibt. Ist von der Steuer absetzbar! Vorschläge: Gothaer (jährlicher Beitrag: 116,32€) und AXA, ansonsten kann man auch bei Check-24 Angebote vergleichen. Krankenversicherung Abwägen und informieren, ob es für euch sinnvoll ist, direkt in die private Krankenversicherung zu wechseln oder im ersten Berufsjahr ggf. gesetzlich versichert zu bleiben und dann erst zu wechseln. Tipp: Die Krankenversicherung kann man bis 2800 Euro im Jahr steuerlich absetzen! Zudem kann man die Kosten senken, wenn man sich für einen Studiengang erneut immatrikuliert.
Ggf. Berufsunfähigkeitsversicherung
Persönliches abwägen, ob und wenn in welcher Höhe ihr eine Berufsunfähigkeitsversicherung abschließen wollt. Als Psychologe ist es allerdings sehr schwer, komplett berufsunfähig zu werden. Tipp: Wenn es für euch in Frage kommt und ihr noch immatrikuliert seid, ist es sinnvoll es dann schon abzuschließen, da ihr oftmals bessere Konditionen bekommt.
Notwendige Formalitäten und das Finanzamt
Anmeldung Freiberuflerverhältnis
Bei Elster Registrieren (https://www.elster.de/)
Tipp: Registrierung per Zertifikat ist am einfachsten. Notwendig dafür: Steueridentifikationsnummer (nicht zu verwechseln mit der Steuernummer!)Vorgehen: Notwendige Daten eingeben, anschließend erhaltet ihr eine E-Mail mit der Aktivierungs-ID und ein Brief mit dem Aktivierungs-Code. Wenn ihr den Brief erhalten habt, den Link in der E-Mail (wo ihr die Aktivierungs-ID bekommen habt) öffnen und die Aktivierungsdaten eingeben. Anschließend wird die Zertifikatsdatei erstellt und ihr könnte sie abspeichern (sinnvoll, sie an einem Ort abzuspeichern, der schnell zugänglich ist, da die Zertifikatsdatei bei jeder Anmeldung gebraucht wird).
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und ggf. Steuernummer beantragen
Vorgehen: Bei Elster anmelden mit der Zertifikatsdatei und dann unter alle Formulare den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen auswählen. Wenn man schon eine Steuernummer hat, dann kann man die dort auf der ersten Seite angeben, ansonsten den Reiter auswählen, dass man eine neue Steuernummer beantragen möchte. Dann füllt ihr die weiteren Felder aus, wie sie bei euch zutreffen und im Feld 144 müsst ihr ein Kreuz für die Beantragung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer setzen. Wichtig: Die Umsatzsteuer-ID wird euch per Post innerhalb von 6-Wochen zugesendet. Das ist auch die Nummer, die auf euren Abrechnungen stehen muss.
Abzuführende Steuern
Umsatzsteuer
Die Umsatzsteuer ist der Betrag, welcher mit 19% auf eure Abrechnung dazu gerechnet wird (bspw. stellt ihr Sven 1000 Euro in Rechnung, berechnet davon 19% à 190 Euro, sodass Sven euch zwar 1190 Euro überweist, die 190 Euro müsst ihr allerdings an das Finanzamt weiterleiten).Aufgrund des geringeren Jahresumsatzes zu Anfang, werdet ihr automatisch dazu aufgefordert, eure Umsatzsteuer nicht jeden Monat, sondern jedes Quartal einzureichen und zu überweisen (falls nicht gibt es bei Elster das Formular Dauerfristverlängerung, um das zu beantragen).Vorgehen: Dafür müsst ihr vierteljährlich das Formular auf Elster Umsatzsteuer-Voranmeldung ausfüllen und den Betrag an das Finanzamt überweisen.
Einkommensteuer
Wie viel Einkommensteuer ihr zahlen müsst, könnt ihr dem Vorauszahlungsbescheid entnehmen, der euch per Post zugesandt wird. Die Zahlungen sind auch hier quartalsweise zu erbringen. Hierfür müsst ihr nichts bei Elster angeben, sondern es wird automatisch erhöht bzw. reduziert, je nach Einkommen. Tipp: Das SEPA-Lastschriftverfahren wählen, damit umgeht ihr, dass Fristen zur Zahlung vergessen werden.
Hilfreiche Anmerkungen
Geschäftliches Konto
Es kann hilfreich und übersichtlicher sein, von Anfang an ein geschäftliches Konto zu eröffnen, um dort auch die die zu erbringende Umsatz- und Einkommenssteuer zu hinterlegen bzw. anzusparen.
Technische Geräte & Software
Wie auch immer Du als Sachverständige(r) arbeitest, Du wirst nicht darum herum kommen, ein paar technische Geräte einzusetzen. Und wie so oft im Leben gilt: wer billig kauft, kauft zwei Mal. Die meisten Vorschläge in der Liste dürften vom Finanzamt als Betriebsausgaben angesehen werden, was etwaige Preisdifferenzen schrumpfen lässt, also spart nicht an der falschen Stelle.
- Computer/Betriebssystem: Macs sind hübsch und fantastische Geräte für alle Freizeitzwecke, wie beispielsweise Surfen und euren hippen Fotoblog pflegen. In kreativen Berufen sind Macs hervorragende Werkzeuge. Gutachtenschreiben ist aber nach klassischem Verständnis keiner dieser kreativen Berufe. Also packt die Kartoffelstempel wieder ein und verlasst euch auf eine Arbeitsmaschine für euer Berufsfeld: einen Computer mit aktuellem Windows-Betriebssystem und einer Office 365-Lizenz. Achtet nur bittet darauf, dass keine sensiblen Daten in der OneDrive-Cloud von Microsoft landen (übrigens genauso wenig wie in der iCloud, Dropbox oder jeder anderen öffentlichen Cloud). Die genauen Hintergründe für diese Empfehlung sind umfangreich, aber vertraut bitte einfach der Person, die verantwortlich ist für diese Website, DiRA, PsyServ, etc. pp. hinsichtlich eines technischen Ratschlags. Nahezu jedes Windows-Ultrabook mit i7, 16 GByte RAM, USB-C und SSD-Festplatte taugt. Großartige Geräte gibt es in der Surface-Reihe von Microsoft, auf denen ihr gleichzeitig Notizen für eure Gutachten machen könnt. Dort schaut ihr jeweils auf die aktuelle Serie mit mindestens i5 (besser i7) Prozessor und mindestens 16 GByte RAM an. Der Speicherplatz ist weniger wichtig. Hier eine aktuelle Empfehlung: Surface Pro 9 – grundsätzlich spricht hier auch nichts gegen die äquivalenten Geräte aus dem Vorjahr, damit es etwas günstiger wird. Achtung: Der Stift wird in der Regel extra gekauft.
- Diktiergerät: Gibt es in allen Preiskategorien, aber vertrauen solltet ihr vor allem Markengeräten. Nichts ist schlimmer, als wenn das Diktiergerät kaputt geht und einige Gespräche sind komplett verloren oder nur rudimentäre Notizen vorhanden. Ohne Notizen solltet ihr ohnehin keine Gespräche führen und um technische Ausfälle zu vermeiden, so oft wie möglich die Audios vom Diktiergerät nehmen und an einem (ausfall-)sicheren Ort verwahren – beispielsweise PsyServ. Ein gutes Diktiergerät (mit Rauschunterdrückung für klare Gespräche auch im Freien) ist zum Beispiel der Philips VoiceTracer.
- Tastatur und Maus: auch hier gibt es viele Möglichkeiten. Aber bedenkt, dass dieses die beiden Eingabegeräte sind, die ihr quasi rund um die Uhr verwendet. Welcher Zimmermann würde auch nur den zweitbesten Hammer in Erwägung ziehen? Geräte von Logitech sind zuverlässig und funktionsreich, hier eine gute Tastatur (Logitech MX Keys) und eine gute Maus (Logitech MX Anywhere).
Studiengebühren und anderweitige Kosten
Ihr könnte eure Studiengebühren steuerlich geltend machen (für die Personen, die vorher eine Ausbildung gemacht haben, kann der Bachelor und Master geltend gemacht werden, für Personen, die vorher keine Ausbildung gemacht haben, der Master).Darüber hinaus gilt das auch für technische Anschaffungen und anderweitige Kosten rund um das Studium (Bücher, Materialien, Fahrtkosten usw.)
Tipps zur Einarbeitungsphase
Schreibt eure erbrachten Stunden, die ihr abrechnet direkt auf, damit nichts vergessen wird. Mittlerweile kann DiRA auch automatisch eure Arbeitszeit tracken. Schaut euch dazu bitte die entsprechende Anleitung an.
Am Anfang entstehen viele Fragen zu unterschiedlichen Themen. Dabei kann es hilfreich sein, die Fragen in einem Dokument zu notieren und sobald ihr eine Antwort erhaltet diese ebenfalls. So kann man zwischendurch immer mal wieder reingucken und man bekommt die Fülle an Informationen gut geordnet. Die Korrektur deiner ersten Gutachten wird anfangs noch etwas umfassender sein. Damit du die gleichen Fehler nicht noch einmal begehst, erstelle dir am besten ein Dokument, in dem du die Kommentare sammelst und so bei deinem nächsten Gutachten umsetzen kannst. Bezüglich der Auswertung von der Testdiagnostik ist es zeitsparend sich in einem Dokument gesondert für jedes Testinstrument die Schritte der Auswertung und die Seitenzahlen des relevanten Anhanges zu notieren, sodass man sich nicht immer neu im Manual zurechtfinden muss. Bei der Recherche hinsichtlich Studien für den Befund ist es sinnvoll, den unter den jeweiligen Stichwörtern in einem Ordner abzuspeichern, um bei einem anderen Gutachten direkt darauf zugreifen zu können, ohne einer erneuten Recherche.
Anmeldung bei Webdiensten
Eine Übersicht über die folgenden wichtigsten Begrifflichkeiten und Dienste findet Du hier. Dort werden Sie erklärt und in die Arbeitsweise des ZUS eingeordnet, wohingegen im Folgenden erklärt wird, wie Du beginnst, sie zu nutzen.
DiRA
Die meisten von uns arbeiten mit dem Programm DiRA (Digitaler Rechtspsychologischer Assistent; https://dira.pro/). Für die Einarbeitung ist es notwendig, dass du dir hier einen Account erstellst, da deine Einarbeitungsfälle über diese Seite koordiniert werden. Mittlerweile unterstützt DiRA auch Abrechnung und volles Kostentracking, auch während der Einarbeitungsphase. Nach deiner Einarbeitungszeit kannst Du freiwillig entscheiden, ob Du das Programm (gegen Gebühr) weiter nutzen möchtest. Für die Anmeldung wird Sven dir einen Aktivierungslink zuschicken.
PsyServ
Für den internen Dateiaustausch benutzen wir eine sichere Server-Infrastruktur, die vom ZUS aus gehosted wird. Dies hat einerseits den Vorteil, dass gemeinsam an Fällen gearbeitet werden kann (auch mit Sekretariat und Praktikanten) und man beispielsweise schnell Akten oder eingehende Briefe digital zugestellt bekommt. Zusätzlich sind hierüber deine Gutachten automatisch gesichert, falls der Computer kaputt geht oder gestohlen wird. Die Nutzung ist während der Einarbeitungsphase kostenlos und wird dann gegen Gebühr weiter möglich sein. Falls Du Dich gegen die spätere Nutzung entscheidest, bekommst Du einen Link, wo das Sekretariat alle fallbezogenen Dateien für Dich ablegt, Du aber selbst keine Dateien hochladen oder ablegen kannst.
Rechtspsychologie.Online
Lege hier ein Profil an, damit wir es auf der ZUS-Website verlinken können. Dafür klickst du auf +Eintrag. Sven überprüft dann deine Daten und gibt den Eintrag anschließend frei. Es ist dir überlassen, ob du die Beschreibung deiner bisherigen Abschlüsse/Tätigkeiten bereits jetzt oder erst nach deiner Einarbeitung einpflegst. Dein Profil wird dann ebenfalls auf der Internetseite des ZUS (https://zushamburg.techsolutionn.com/) sichtbar sein. Hierfür benötigt Sven ein Profilbild, was du ihm bitte per Mail zusendest.
ZUS-Website
Die ZUS-Webseite hat einen internen Bereich, wo hilfreiche Inhalte, wie dieser Leitfaden, abgelegt sind und andere interne Informationen festgehalten werden. Außerdem wird die Raumbuchung hierüber abgeschlossen. Sven erstellt ein Profil.