Liebe Alle,
neben Praktikant und Sekretariat wird das ZUS zukünftig eine Schreibkraft und voraussichtlich 2024 auch einen Werkstudenten als Hilfskräfte zur Verfügung stellen. Die Abrechnung mit den einzelnen Sachverständigen und ein Überblick der Hilfskräfte über ihre Aufgaben gestaltet sich allerdings als schwierig, da die entsprechenden Hilfskräfte jeweils fall- und sachverständigenbezogen Buch führen müssen, was sehr kompliziert ist. DiRA bietet hierfür alle Funktionen von Haus aus und beinhaltet umfassende Abrechnungsfunktionen sowie ein übersichtliches Aufgabensystem. Daher gibt es zwei Änderungen:
- Aufgaben können nur noch per DiRA delegiert werden. Einfach im relevanten Gutachten eine Aufgabe erstellen und an die entsprechende Hilfskraft zuweisen. So geht die Aufgabe nicht unter und die Hilfskräfte haben einen Überblick über all ihre Tätigkeiten. Das bedeutet, E-Mail oder Post-Its zur Delegation sind ab heute nicht mehr zulässig und weder das Sekretariat noch andere Hilfskräfte werden entsprechende Anfragen bearbeiten, sondern auf DiRA verweisen.
- Ohne DiRA können keine Hilfskräfte mehr in Anspruch genommen werden. Da dies aber ohnehin lediglich eine Person betrifft, ergeben sich hieraus keine maßgeblichen Einschränkungen in den Arbeitsabläufen. Es hat den einfachen Grund, dass in den vergangenen Monaten immer wieder Aufgaben untergegangen oder stark verzögert waren, weil E-Mails übersehen worden sind. Und häufig haben die Hilfskräfte die entsprechende Abrechnung vergessen, weil sie sich selbst zusätzlich eine Aufgabe hätten erstellen müssen.
Das neue System bietet zusätzlich den Vorteil, dass ihr immer einen Überblick darüber habt, wie viele Stunden eine Hilfskraft bereits in einem eurer Fälle mitgewirkt hat. Auch hierzu gab es bereits in der Vergangenheit Irritationen. Eine andere Möglichkeit zur effizienten Verwaltung eines so komplexen Gebildes wie dem ZUS sehe ich aktuell nicht.
Damit das Zuweisen von Aufgaben funktioniert, müsst ihr bei dem jeweiligen Gutachten unter “Mitglieder” in der linken Menüleiste die Gruppe “ZUS Assistenz” (Rolle: Standardnutzer) in das Projekt aufnehmen. In den nächsten Tagen erfolgt eine umfangreiche Videoserie zur Erläuterung aller wesentlichen Funktionen von DiRA, für alle, die mit den obigen Arbeitsabläufen noch nicht vertraut sind.
Liebe Grüße,
Sven